Образец акта на возмещение транспортных расходов

Оглавление:

Акт о возмещении расходов

Спасибо большое за ответ!
Здесь несколько нюансов:
1. ИП работает без НДС и сч-фактуру он выставил без НДС (а платили ООО»А» с НДС)
2. ООО «А» категорически отказались от себя выставлять сч-фактуру на 100 руб.

ИП предоставил следующие документы:
1. сч-фактура, где есть комментарий: Договор ЭК1234 (это договор ООО «А» с ИП) и № тов. накладной, которую предоставила ООО «А» нашей компании (на 1000 руб.).
2. Акт о возмещении расходов (ООО «А» возмещает 100 руб. ИП)
3. копия акта выполн. работ (ИП выполнил, ООО «А» приняла).

Как верно это внести в 1с пока не совсем ясно.

Еще ООО «А» прислала разъясняющую бумагу:

«О порядке заполнения счетов-фактур
по перевыставляемым услугам». Руководителю предприятия.

В связи с возникающими вопросами о порядке заполнения счета-фактуры по перевыставляемым транспортным услугам поясняем следующее:
1. В договоре поставки продукции в п.3.2 указано, что Покупатель возмещает Поставщику сумму транспортных расходов. На основании этого оплата за доставку продукции производится ООО «А» по реквизитам, указанным в договоре.
2. Договор на поставку продукции является смешанным гражданско-правовым договором с элементами посреднического договора, так как предусматривает обязанность Поставщика от своего имени, но за счет Покупателя заключить договор перевозки продукции с Перевозчиком.
3. Порядок заполнения счетов-фактур по посредническим договорам установлен в Постановлении правительства РФ от 26.12.2011г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», где в р.II п.1, пп. в) указано, что при составлении счета-фактуры агентом (ООО «А»), приобретающим работы, услуги от своего имени, указывается полное или сокращенное наименование Поставщика (транспортная организация). Поставщик (ООО «А») товаров(продукции) не является непосредственно продавцом транспортных услуг, поэтому ООО «А» не может выставлять покупателю счет-фактуру на доставку от своего имени.
4. Для того, чтобы возместить НДС из бюджета, Покупатель обязан иметь счет-фактуру от Поставщика услуги, который заплатил НДС в бюджет. ООО «А» не является плательщиком НДС по перевыставляемым транспортным услугам. ООО «А» к счет-фактуре прилагает акт о возмещении расходов. Данный комплект документов по законодательству РФ является полным и исчерпывающим.

Акт возмещения поставщиком расходов покупателя

г. ______________ «___»________ 201_ г.

Настоящий акт возмещения поставщиком расходов покупателя составлен между _____________
(наименование организации)
в лице _______________ (далее — «Поставщик»),
(должность, Ф.И.О.)
действующего на основании ____________________________,
_____________________в лице ____________________________
(наименование организации) (должность, Ф.И.О.)
(далее — «Продавец»), действующего на основании ___________________,
и гражданином ________________________________________________,
(Ф.И.О.)
паспорт: серия ______, N __________, выдан _______________________,
зарегистрирован: ___________________________ (далее — «Покупатель»)
о нижеследующем:

1. Товар ___________________ производства _____________ был приобретен Покупателем в ____________ (магазине) «___»___________ 201_ г.
по цене __________ (____________) рублей. В процессе эксплуатации обнаружился недостаток проданной вещи, а именно — ____________________.

1.1. В соответствии со ст. 475 ГК РФ Покупателем за свой счет «__»_________ 201_ г. был устранен указанный недостаток, что подтверждается следующими документами:_____________________________.

2. Считая, что названный в п. 1 настоящего акта возмещения недостаток влияет на цену товара, поскольку ухудшает его качество даже с учетом проведенного ремонта, а также то, что Покупателем за свой счет был устранен указанный недостаток (квитанция N __________ от ________________). Покупатель требует соразмерного уменьшения цены товара на ________ (__________________) рублей и полного возмещения своих расходов на устранение недостатков товара (п. 1 ст. 475 ГК РФ, п. 1 ст. 18 Закона РФ «О защите прав потребителей»).

2.1. Поставщик согласен полностью возместить расходы Покупателя, связанные с устранением недостатков товара, а также уменьшить стоимость товара ________ на указанную сумму и вернуть Покупателю часть уплаченной за товар суммы в размере ___________ (________________________) рублей в течение ____ дней с момента подписания настоящего акта возмещения.

3. Каких-либо иных недостатков товара ____________________________, приобретенного Покупателем в ______ (магазине) «__»________ 201_ г., кроме тех, которые указаны в п. 1 акта, на момент составления настоящего акта возмещения не имеется.

4. Деньги в возмещение расходов за устранение недостатков Товара Покупатель получил.

5. Стороны друг к другу претензий не имеют.

6. Настоящий акт составлен в трех экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Этот документ может быть вам полезен:

Образец заявления на возмещение командировочных расходов

Заявление на командировочные расходы — образец его вы сможете найти в нашей статье — необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет. Рассмотрим, как оно оформляется.

Порядок компенсации расходов по заявлению работника

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

ВАЖНО! Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются в УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Заявление на возмещение командировочных расходов — образец

Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:

  • Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
  • Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
  • Цель командировки.
  • Перечень затрат, которые требуется возместить.
  • Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
  • Дата и подпись командированного сотрудника.

Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.

Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы.

Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.

Как в договоре отразить условие о возмещении расходов подрядчика?

Подскажите, пожалуйста, — как в договоре подряда прописать пункт о возмещении всех затрат подрядчика (компенсацию стоимости материала, транспортные затраты)?

Заранее огромное спасибо!

Цитата (ЖаннаНН): Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, — как в договоре подряда прописать пункт о возмещении всех затрат подрядчика (компенсацию стоимости материала, транспортные затраты)?

Заранее огромное спасибо!

В договоре подряда нужно указать, что работы выполняются иждивением заказчика, т.е. с предоставлением его материалов для выполнения работ (п. 1 ст. 704 ГК РФ).
Что касается остальных затрат, то нужно отдельно прописать, что заказчик возмещает подрядчику документально подтвержденные расходы подрядчика на выполнение работ по данному договору, как то: командировочные расходы работников подрядчика, транспортные расходы и т.п. (п.п. 1 -3 ст. 709 ГК РФ).

Цитата (ЖаннаНН): Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, — как в договоре подряда прописать пункт о возмещении всех затрат подрядчика (компенсацию стоимости материала, транспортные затраты)?

Заранее огромное спасибо!

Добрый день.
Так называемая компенсация стоимости материала, транспортные затраты и другие расходы, я считаю, должны быть учтены в цене договора.
Образец:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Субподрядчик обязуется в установленный настоящим договором срок выполнить по заданию Генерального подрядчика с использованием своих материалов, а Генеральный подрядчик принять и оплатить работы по капитальному ремонту крыши – на многоквартирном доме в г. Бббббббб, расположенном по адресу :г. Ббббббббб, ул. Л.Толстого, 168, согласно ведомости объемов работ (Приложение №1), являющейся неотъемлемой частью настоящего договора.
1.2. Сроки выполнения работ определяются графиком производства работ (Приложение № 2), составляющим неотъемлемую часть настоящего договора.
1.3. Выполняемые работы (результат работ) должны отвечать требованиям качества, безопасности жизни и здоровья, а также иным требованиям сертификации, безопасности (санитарным нормам и правилам, государственным стандартам и т.п.) и требованиям установленным настоящим договором.

2. ЦЕНА ДОГОВОРА

2.1. Стоимость работ по настоящему договору составляет ________(______) рублей ___( копеек) с учетом НДС 18% __________ (______) рублей ___ копеек.
2.2. Субподрядчик в цене договора на выполнение работ, предусмотренных пунктом 1.1. настоящего договора учитывает следующие затраты: стоимость материалов, работ, услуг, расходы на транспортировку, установку и подключение оборудования, затраты по выполнению проекта производства работ (в случае его необходимости), все налоги, пошлины, а также иные обязательные платежи подлежащие уплате в связи с выполнением настоящего договора .
2.3. Стоимость работ, указанная в п. 2.1 настоящего договора, может быть изменена Сторонами при необходимости осуществления дополнительных работ, не предусмотренных настоящим договором, но связанных с такими работами, предусмотренными данным договором. В таком случае, дополнительные работы принимаются к оплате после согласования необходимости их выполнения с Генеральным подрядчиком, на основании предоставленных Субподрядчиком акта на дополнительные работы и сметы, согласованной Сторонами по настоящему договору, путем заключения Сторонами дополнительного соглашения.

Приказ о возмещении расходов сотруднику

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

  • полное название организации;
  • дата, когда был составлен приказ;
  • регистрационный №;
  • заголовок;
  • формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
  • подпись директора и ее расшифровка;
  • подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

  1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
  2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
  3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
  4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
  5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

  • Сохраняется рабочее место.
  • Сохраняется прежний оклад.
  • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

  1. Транспортные расходы:
    • если сотрудник использовал свою личную машину;
    • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
    • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  2. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  3. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  4. Другие расходы:
    • мобильная связь;
    • интернет;
    • обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

  • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
  • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

  • Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
  • Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
  • Прописывать дату документа арабскими цифрами
  • Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
  • В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
  • Печать.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не написать компенсируемую сумму прописью;
  • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
  • не указать должность;
  • не указать ответственное лицо;
  • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • сделать много исправлений в документе;
  • сделать орфографические ошибки;
  • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
  • искусственно состарить документ;
  • затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

  1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
    • до того, как была поставлена подпись руководителя;
    • в момент подписания.
  2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
    • регистрационный №;
    • дата, когда он был составлен;
    • название документа;
    • начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
    • основания для отмены;
    • кто несет ответственность за исправления;
    • подпись.

Заключение

Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

Порядок возмещения транспортных расходов покупателем

Возмещение транспортных расходов покупателем предполагает покрытие затрат на транспортировку товара за счет средств покупателя. Порядок документального оформления и учета возмещаемых транспортных затрат зависит от нескольких факторов, о которых мы расскажем в нашей статье.

Способы возмещения транспортных расходов по договору поставки

Договором поставки может быть предусмотрено несколько вариантов возмещения транспортных расходов покупателем. Для наглядности мы представили их в форме схемы:

При возмещении транспортных расходов способом № 1 поставщик не участвует в перевозке товара. Он просто отдает товар покупателю либо нанятому им перевозчику. На этом его обязательства заканчиваются. Поэтому в бухгалтерском и налоговом учете продавца данный способ возмещения транспортных затрат никак не учитывается.

А вот варианты возмещения транспортных затрат, предусмотренные в способе № 2, требуют своего отражения в учете поставщика. Рассмотрим детально каждый из них.

Возмещение расходов на собственные транспортные услуги

Перед проведением поставки товара продавцу нужно определиться со способом учета транспортных услуг:

  • в стоимости товара — в договоре поставки;
  • отдельной суммой — в договоре на транспортные услуги.

При учете затрат по перевозке товара в стоимости товара фиксируете сумму транспортных расходов в договоре поставки. В частности, проставляете стоимость товара с НДС и ниже указываете, что в нее включены расходы по перевозке товара до покупателя в размере NNNNN,NN руб. По желанию отметьте, что при возврате товара полученная от покупателя оплата в части произведенных транспортных расходов не возвращается.

Если же продавец никак не выделит условия и размер возмещения расходов по перевозке товара, а просто укажет стоимость товара, то может столкнуться с неприятностями:

  • во-первых, при возврате товара придется возвращать покупателю всю стоимость, указанную в договоре, в т. ч. и прибавленную к ней стоимость осуществленной доставки;
  • во-вторых, налоговики могут исключить расходы на перевозку товара из расчета по налогу на прибыль по принципу «в договоре условий о доставке товара нет, т. е. продавец не должен ее производить, а значит, и расходы на перевозку товара ничем не обоснованы».

Самым лучшим вариантом возмещения и подтверждения произведенных транспортных услуг будет формирование отдельного договора (или дополнительного соглашения) о перевозке товара. В нем будет четко указано, что покупателю предоставляются услуги по доставке товара по указанному им адресу. И он должен оплатить их в определенный срок. При таком варианте по продаже товара и оказанию транспортных услуг продавец ведет раздельный учет.

При учете услуг по перевозке товара в его стоимости поставщик выписывает товарную накладную. Стоимость транспортных услуг не должна указываться отдельно от стоимости товара. Это связано с тем, что товарная накладная предназначена для подтверждения реализации ТМЦ. А услуги к ТМЦ не относятся.

С заполнением товарной накладной вы можете ознакомиться в нашей статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Для подтверждения перед налоговиками факта перевозки товара поставщик должен оформить путевой лист. Подробности о правилах его заполнения изложены в нашей статье «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Если же продавец стоимость транспортировки выделяет в отдельном договоре (дополнительном соглашении), то оформление документов может производиться в 3 вариантах:

  • товарно-транспортная накладная;
  • товарная накладная и транспортная накладная;
  • товарная накладная и акт об оказании транспортных услуг.

Если стоимость перевозки товара уже учтена в его стоимости, то продавцом составляется 1 счет-фактура на всю сумму, предназначенную к уплате покупателем. Отдельно выписывать счет-фактуру по услугам транспортировки не надо.

А вот если стоимость транспортных услуг учтена в отдельном договоре (дополнительном соглашении), то в таком случае нужно сформировать 2 счета-фактуры:

  • по проданным товарам;
  • по оказанным транспортным услугам.

Все выписанные поставщиком счета-фактуры должны быть отмечены в книге продаж. Счета-фактуры по полученным продавцом материалам и услугам (ГСМ, сопроводительные услуги, погрузочно-выгрузочные услуги и пр.) фиксируются в книге покупок.

С особенностями исчисления НДС по транспортным услугам ознакомьтесь в нашей статье «Какой порядок обложения НДС транспортных услуг?».

Возмещение расходов на транспортные услуги сторонних организаций

При возмещении покупателем расходов на транспортные услуги, которые оказывает не продавец, а третья сторона в виде перевозчика, по сути, происходит перевыставление транспортных услуг покупателю через продавца по следующей схеме:

О порядке действий продавца при таком варианте возмещения транспортных расходов, в частности об оформлении договоров, документов и бухгалтерских проводок по ним, мы подробно рассказывали в нашей статье «Порядок перевыставления транспортных расходов покупателю».

Проводки, отражающие возмещение транспортных расходов покупателем

Про составление проводок по возмещению транспортных услуг, оказанных специализированными перевозчиками, мы уже писали в статье «Порядок перевыставления транспортных расходов покупателю».

Поэтому сейчас мы на простом примере рассмотрим проводки, отражающие порядок возмещения только собственных транспортных услуг.

За август произведены следующие операции:

  1. Реализован товар:
  • для способа 1 — на сумму 96 740 руб. (в т. ч. НДС 14 756,95 руб.), из них стоимость транспортировки товара с учетом НДС — 19 965,60 руб.;
  • для способа 2 — на сумму 76 774,40 руб. (в т. ч. НДС 11 711,35 руб.).
  1. Списана покупная стоимость реализованного товара — 56 420 руб.
  2. Выставлен счет на оплату транспортных услуг на сумму 19 965,60 руб. (в т. ч. НДС 3 045,60 руб.). Примечание: это условие для способа 2.
  3. Расходы на транспортировку товара составили 17 740 руб. (в т. ч. НДС по погрузочным работам, оказанным сторонней организацией, — 820 руб.).

Стоимость транспортировки включена в стоимость товара по договору поставки

Стоимость транспортировки выделена в отдельный договор (дополнительное соглашение)