Как правильно заверить документы в фсс

Как заверить документы

Для заверения копий документов вы можете руководствоваться Порядком заверения копий в делопроизводстве, который установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).
В соответветсвии с этим стандартомпри заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляются:
— заверительная надпись «Верно»;
— должность лица, заверившего копию;
— его личная подпись;
— расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
— дата заверения.
Эти поля заполняет исполнительный орган заявителя (либо уполномоченное должностное лицо). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Пример заверения копии документов:

Верно

Директор ООО «Байкал» Личная подпись Ц.Э.Банзаракцаев

13.02.2009 г.

Для заверения копий документов вы можете руководствоваться Порядком заверения копий в делопроизводстве, который установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).
В соответветсвии с этим стандартомпри заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляются:
— заверительная надпись «Верно»;
— должность лица, заверившего копию;
— его личная подпись;
— расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
— дата заверения.
Эти поля заполняет исполнительный орган заявителя (либо уполномоченное должностное лицо). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Пример заверения копии документов:

Верно

Директор ООО «Байкал» Личная подпись Ц.Э.Банзаракцаев

13.02.2009 г.

Адрес:
670000, г. Улан-Удэ, ул. Борсоева, д. 33
Схема проезда

Как оформлять документы в ФСС для возмещения пособия по БиР?

Добрый день, коллеги!
Первый раз у меня беременная, в связи с этим возникло много вопросов.
По мере разбираюсь, но самое большое замешательство с документами для ФСС.

По документам, которые надо предоставить в ФСС:
1. Копия больничного (копия или оригинал? если копия, то надо заверять?)
2. справка-расчет пособия (чуть подробнее ниже)
3. копия трудовой книжки (надо ли заверять?)
4. копия заявления о предоставлении отпуска (надо ли заверять?)
5. копия заявления о выплате пособия (надо ли заверять платежку?)
6. копия расчета страхового стажа (надо ли заверять?)
Еще в списке наткнулась на промежуточный отчет по ФСС, звонила в ФСС, но мне сказали, что промежуточный не нужен, а нужна справка-расчет пособия заверенная в налоговой.
Позвонила в налоговую, сказали справки не заверяют. в общем как обычно, друг на друга кивают. ИФНС у нас 20 по г. Москве. ФСС ранее был филиал 39, сейчас 30 по г. Москве соот-но. Может кто из вас, уважаемые коллеги, с ними уже сталкивались и знаете алгоритм работы?
Это всё, что надо предоставить в ФСС, может что-то лишнее или что-то упустила?
Возможно ли предоставить документы в следующем году или лучше это сделать побыстрее? Как вы считаете, исходя из Вашей практики?

Вопрос удалён модератором.

Заранее огромное спасибо.
Жду ответов.

Порядок заверения копий документов

Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X
«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями,

учреждениями и организациями копий документов, касающихся

Президиум Верховного Совета СССР постановляет:

1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

3. Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., N 17, ст. 144; 1980 г., N 11, ст. 192).

5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.

6. Признать утратившим силу Постановление ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина» (СЗ СССР, 1937 г., N 37, ст. 149).

Адрес:
672002, РФ, Забайкальский край, г. Чита, ул.Генерала Белика, 9, а/я 1165

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров Подпись Т.В. Краснополянская
28.12.2014 Печать

Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

КАК ЗАВЕРЯТЬ ДОКУМЕНТЫ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫЕ В РЕГИОНАЛЬНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ ФОНДА СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ

С 1 июля 2018 года введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, который меняет порядок заверения копий документов.

Согласно новому ГОСТу отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Специалист Подпись И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации. Местом хранения может быть: личное дело, находящее в отделе кадров; дело, хранящееся в кабинете руководителя; папка с личными делами у бухгалтера и т.д.

Региональное отделение Фонда социального страхования по Республике Карелия, в случае обращения в Фонд с заявлением о представлении государственной услуги на бумажном носителе, рекомендует заверять копии документов в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016.

Адрес:
Адрес: 185035, РФ,
Республика Карелия,
г. Петрозаводск, ул. Красная, д. 49
Схема проезда

Ревизор ФСС потребовал копию трудовой книжки уволившегося работника

Подскажите пожалуйста, вправе ли ревизор ФСС требовать копию трудовой книжки уволившегося сотрудника?

Ситуация такова: мы подали заявление на возмещение расходов за счет ФСС. При проверке расчетов по больничным листам, ревизор затребовала копии трудовых книжек по тем сотрудникам, которым расчет производился с учетом заработка у других страхователей. Я предоставила ей справки по форме 182н, но она продолжает настаивать на копии трудовых книжек, утверждая, что для нее это основной документ, а справка вполне может оказаться и «липовой», и вот если этот период работы совпадет с записью в трудовой книжке, только тогда она примет этот больничный лист.

Но дело в том, что сотрудник уволился, и мне кажется, я вовсе не обязана теперь искать его и его трудовую книжку по всему белому свету.

Подскажите, пожалуйста, как быть и, если я права, как убедить в этом ревизора?

Здравствуйте. Вопрос интересный. И вот что нашла:

В Консультанте+ есть статья:

Вопрос: Имеют ли право сотрудники ФСС РФ при проверке требовать копию трудовой книжки уволенного сотрудника?

Ответ: Требование сотрудников ФСС РФ о предоставлении им копий трудовых книжек уволенных работников является правомерным, так как законодательство предусматривает право органа контроля за уплатой страховых взносов истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. При этом перечень документов строго не определен.

Обоснование: Нормами ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ установлено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Из норм ч. 1 ст. 85 ТК РФ следует, что персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Следовательно, копия трудовой книжки является документом, содержащим персональные данные работника.

Частью 1 ст. 3 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) установлено, что контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов в государственные внебюджетные фонды (далее — контроль за уплатой страховых взносов) осуществляют Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы в отношении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемых в Пенсионный фонд РФ, и страховых взносов на обязательное медицинское страхование, уплачиваемых в фонды обязательного медицинского страхования, и Фонд социального страхования РФ и его территориальные органы в отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, уплачиваемых в Фонд социального страхования РФ (далее — органы контроля за уплатой страховых взносов).

Таким образом, ФСС РФ является надлежащим субъектом для проведения контроля правильности уплаты страховых отчислений.

Частью 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон N 255-ФЗ) установлено, что для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам застрахованное лицо представляет листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией по форме и в порядке, которые установлены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования, справку (справки) о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с места (мест) работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей), а для назначения и выплаты указанных пособий территориальным органом страховщика — справку (справки) о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, и определяемые указанным федеральным органом исполнительной власти документы, подтверждающие страховой стаж.

Из смысла данной нормы следует, что застрахованное лицо представляет документы, подтверждающие его страховой стаж, очевидно, данным документом является трудовая книжка.

Нормами ч. 1 ст. 37 Закона N 212-ФЗ установлено, что должностное лицо органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящее проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его уполномоченному представителю) требования о представлении документов.

Необходимо отметить, что круг документов, которые могут быть истребованы, четко не определен.

Необходимо также отметить, что п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, установленных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91, установлено, что основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания РФ, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания РФ, периоды замещения других государственных должностей Российской Федерации, государственных должностей субъектов РФ, а также муниципальных должностей, замещаемых на постоянной основе, является трудовая книжка установленного образца (далее — трудовая книжка).

Принимая во внимание все изложенное выше, можно сделать вывод, что требование сотрудников ФСС РФ о предоставлении им копий трудовых книжек уволенных работников является правомерным, так как законодательство предусматривает право органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящего проверку, истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, перечень документов строго не определен.

А.Ю.Рахаев
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
14.10.2011