Договора о материальной ответственности срок хранения

Какие существуют виды материальной ответственности

Договоры о материальной ответственности – это основания для взыскания недостачи в полном объёме с виновников. Без подписания договора о матответственности вернуть свои деньги фирма сможет только в размере зарплаты сотрудника, допустившего возникновение убытков . Составляются, оформляются и хранятся подписанные договоры в строгом соответствии с правилами делопроизводства. Не стоит обращать внимания на личностные взаимоотношения, когда вопрос касается возможных рисков причинения ущерба компании.

Виды материальной ответственности

[wpsm_ads1] Субъектом матответственности может быть и сотрудник компании, и сама фирма в лице руководителя. Так администрация отвечает деньгами перед сотрудниками по статьям 234 – 237 Трудового кодекса:

  • за невыдачу зарплаты;
  • за порчу его личного имущества;
  • за незаконные действия в отношении сотрудника (неправомерное увольнение, перевод и т.д.).

А сотрудники (только физические лица, работающие по договору в компании) обязаны погасить нанесённый фирме вред по правилам 39-й главы ТК за убытки, причинённые:

  • пропажей или порчей вверенного имущества фирмы (или других лиц, перед которыми отвечает фирма);
  • преступлением.

При этом ответственность может быть ограниченной или полной.

[wpsm_titlebox title=»Важно» style=»3″]
Компания всегда несёт полную ответственность!
[/wpsm_titlebox]

Ограниченность означает, что виновник рискует отдать в счёт погашения долга свою месячную зарплату (ст.241 ТК). Полный размер убытков гасится только в том случае, если такое условие прописано в договоре о матответственности (ст.242 ТК).

При этом договоры могут заключаться:

  • с конкретными сотрудниками (индивидуальные);
  • с целым отделом, цехом, бригадой (коллективные).

Минтруд разработал формы договоров и закрепил их в Постановлении №85.

Заключение договора о материальной ответственности

Договоры о матответственности подписываются только тогда, если с сотрудниками заключались трудовые договоры и они не расторгнуты.

[wpsm_titlebox title=»Важно» style=»3″]
С заместителями директора и с главбухами отдельные договоры не заключаются, условие об ответственности прописывается в трудовом соглашении .
[/wpsm_titlebox]

85-м Постановлением определены профессии, должности и виды работ при выполнении которых допустимо подписание договоров об ответственности. То есть, если сотрудник никак не касается ценностей и не выполняет работу по перечню Постановления, оформление с ним договора незаконно.

Договоры оформляются по правилам:

  • каждая сторона договора должна иметь свой оригинал (при оформлении бригадной ответственности сотрудникам выдаются заверенные копии);
  • договор обязательно датируется;
  • в нём должны быть отражены сведения о компании (название, полномочия подписанта, реквизиты) и о сотруднике (ФИО, должность и отдел);
  • со стороны компании договор подписывает либо руководитель (по уставу), либо другой управленец (по доверенности).

Регистрация договоров о материальной ответственности

По правилам делопроизводства все договоры о матответственности должны храниться в номенклатурном деле (на папке с договорами должен быть обозначен номер дела по номенклатуре).

К делу обязательно должен быть приложен журнал регистрации. В журнал по порядку заносятся номера вложенных в дело договоров. При этом номера должны быть индивидуальными и не могут нарушать хронологический порядок.

Если дело закрыто (достигнут максимальный объём страниц – 250 или закончен календарный год), заводится новый том, а к нему новый журнал. При этом номера можно продолжить или начать сначала.

Срок хранения договоров материальной ответственности

По норме статьи 392 Трудового кодекса компания может взыскать убытки с виновника в течение года со дня обнаружения их возникновения . Для взыскания нужно основание: подписанный договор о матответственности.

Однако по норме ст.457 Перечня документов (Приказ Минкультуры №558) такие договоры должны храниться в делах или в архиве компании 5 лет. То есть, может случиться и так, что через 5 лет после увольнения работника обнаружится недостача. А взыскать её можно будет только в том случае, если в делах будет подписанный договор.

Так как никто не может быть уверенным, что такое не произойдёт, можно установить больший срок хранения договоров, ведь в Перечне указывается минимальный период.

[wpsm_titlebox title=»К сведению» style=»3″]
Можно поступить и так: заверенную копию договора или его оригинал по прошествии 5 лет с момента увольнения матответственного сотрудника нужно вложить в личное дело (оно должно храниться не меньше 75 лет).
[/wpsm_titlebox]

Если ущерб нанесён

При отсутствии договора и при условии, что вина сотрудника доказана, а убытки подсчитаны, директор имеет право приказом удержать деньги с зарплаты виновника (но не больше месячной официальной зарплаты).

Ответственность по договору может быть наложена судом, если соблюдены условия:

  • договор подписан;
  • вина доказана (по результатам ревизии);
  • убытки подсчитаны.

При этом не стоит забывать, что договоры о материальной ответственности подписываются только с официально устроенными сотрудниками. То есть к иску нужно ещё приложить копию трудового договора.

При взыскании можно обойтись и без суда: сотрудник и директор могут подписать соглашение о самостоятельном гашении убытков.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Казалось бы, полная материальная ответственность работника целиком отвечает интересам работодателя, поскольку обеспечивает восстановление его нарушенных прав и интересов. А договор о полной материальной ответственности расценивается многими работодателями как «палочка-выручалочка», позволяющая в любых ситуациях взыскать с работника причиненный вред в полном объеме. Но так ли это на самом деле? В каких случаях возможно заключение такого договора? Какие условия он должен содержать? И как взыскать ущерб, если работник не согласен с решением работодателя?

На основании ст. 21 Трудового кодекса РФ к основным обязанностям работника в области имущественных отношений с работодателем относятся:

1) бережное отношение к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;

2) незамедлительное сообщение работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).

Неисполнение или ненадлежащее исполнение работником обязанностей по обеспечению сохранности имущества работодателя предоставляет руководителю организации право привлекать его к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами.

Трудовым законодательством установлено два вида материальной ответственности работников.

Словарь кадровика Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ч. 2 ст. 238 ТК РФ)

Ограниченная материальная ответственность — это ответственность работника за причиненный ущерб в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 241 ТК РФ).

Полная материальная ответственность, которая состоит в обязанности работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере (ст. 242 ТК РФ).

По общему правилу ни в трудовом договоре, ни в локальном нормативном акте организации не могут устанавливаться случаи полной материальной ответственности. Основания для взыскания с работника ущерба в полном объеме могут быть предусмотрены только федеральным законом.

Перечень случаев полной материальной ответственности определен в ст. 243 ТК РФ. К ним относятся:

  • наличие в федеральном законе указания на материальную ответственность работника;
  • недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
  • умышленное причинение работодателю прямого действительного ущерба;
  • причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
  • причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  • причинение ущерба в результате административного проступка, установленного соответствующим государственным органом;
  • разглашение работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну;
  • причинение работодателю прямого действительного ущерба не при исполнении трудовых обязанностей.

Обратите внимание: при причинении ущерба имуществу работодателя работником, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, вина работника предполагается (презюмируется). Именно работник самостоятельно доказывает, что ущерб возник не по его вине.

Обратите внимание! Привлечение работника к материальной ответственности в полном размере причиненного ущерба может иметь место лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами

В некоторых случаях материальная ответственность за недостачу вверенного имущества предусмотрена федеральным законом в кратном размере.

Пунктом 6 ст. 59 Федерального закона от 08.01.1998 № З-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» установлено — материальная ответственность в 100-кратном размере прямого действительного ущерба, причиненного юридическому лицу в результате недостачи наркотических средств, психотропных веществ или их прекурсоров, возлагается на работника указанного юридического лица, если неисполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей повлекло недостачу наркотических средств, психотропных веществ или их прекурсоров.

Федеральным законодательством регулируются основания и процедура заключения, изменения и прекращения договора о полной материальной ответственности, его содержание, устанавливаются требования, предъявляемые к работнику, с которым заключается такой договор.

К основным нормативным актам, помимо ТК РФ, следует отнести постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (далее — Постановление № 85).

Ведомственными нормативными правовыми актами ряд положений федерального законодательства уточняется, конкретизируется.

В Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н, указывается, что если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации (пп. 257 и 258).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА

Работодатель может заключить договор о полной материальной ответственности с работником только в двух случаях.

Случай 1. Если должность, занимаемая работником, включена в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утв. Постановлением № 85 (далее — Перечень).

Случай 2. Если работа, выполняемая работником, включена в Перечень.

Названный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1). Локальными нормативными актами он не может быть дополнен.

Заключают договор о полной материальной ответственности в соответствии с правилами, установленными законодательством. ТК РФ устанавливает определенные требования, обязательные для выполнения.

Требование 1. Заключение договора возможно только с работниками, достигшими возраста 18 лет.

Требование 2. Работник должен обслуживать или использовать денежные, товарные ценности или иное имущество работодателя.

Требование 3. Должность или работа, выполняемая работником, должна быть предусмотрена в Перечне.

На практике имеют место случаи заключения договора о полной материальной ответственности с работником, хотя занимаемая им должность или выполняемая им работа не включена в Перечень.

Региональным отделением ФСС России был заключен договор о полной материальной ответственности со сторожем (вахтером) С., согласно которому работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему работодателем имущества. Трудовым договором его обязанности были определены следующим образом: охрана гаража, проверка целостности охраняемого объекта, визуальный осмотр целостности решеток в окнах отделения Фонда.

Региональное отделение Фонда предъявило исковое требование в суд к С. о возмещении ущерба, возникшего в связи с кражей компьютерной техники из помещений отделения Фонда, обосновывая свое требование заключенным с работником договором о полной материальной ответственности. Решением районного суда в иске региональному отделению Фонда к сторожу С. отказано в связи с отсутствием вины, поскольку факт совершения кражи компьютерной техники был обнаружен после того, как С. сдал смену сменщику А. Фактическое заключение договора о полной материальной ответственности с работником, которому работодателем имущество не вверялось, неправомерно и не влечет для работника никаких правовых последствий.

Постановлением Минтруда России от 10.11.1992 № 31 «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым профессиям рабочих» дана тарифно-квалификационная характеристика профессии сторожа (вахтера), согласно которой в его обязанности входит:

  • проверка целостности охраняемого объекта;
  • при выявлении неисправностей (взломанные двери, окна, замки, отсутствие пломб и печатей и др.), не позволяющих принять объект под охрану, он должен сообщить об этом лицу, которому он подчинен, представителю администрации и дежурному по отделению милиции и охранять следы преступления до прибытия представителей милиции;
  • дежурство в проходной организации и др.

Возлагаемые на сторожа (вахтера) обязанности свидетельствуют, что ему не вверяются материальные ценности. Таким образом, заключение договора о полной материальной ответственности с работником со стороны работодателя было неправомерным.

При заключении договора о материальной ответственности с работником работодатель должен соблюдать определенные процедуры.

Процедура 1. Заключение договора следует после заключения трудового договора, когда работник приступает к работе.

Процедура 2. Договор составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу и для работника, и для работодателя. Один экземпляр находится у работника, второй — у работодателя. Целесообразно аналогично процедуре заключения трудового договора (ч. 1 ст. 67 ТК РФ) получение работником экземпляра договора о полной материальной ответственности подтвердить его подписью на экземпляре договора, хранящемся у работодателя.

Процедура 3. Изменение условий, их дополнение, прекращение действия договора осуществляется по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью договора.

Летом этого года у нас произошел такой случай. Взяли на работу кладовщика. Заключили трудовой договор, а от подписания договора о полной материальной ответственности работник отказался. Мы, конечно, опешили, так как с таким поведением столкнулись впервые. Эта ситуация разрешилась для нас безболезненно — работник сам, проработав несколько дней, подал заявление об увольнении. Но на будущее хотелось бы знать, имеет ли право материально ответственный сотрудник отказаться от заключения договора о полной материальной ответственности и что предпринимать в подобных ситуациях работодателю?

При приеме на работу и заключении трудового договора определяется выполняемая работником трудовая функция, работник знакомится с предлагаемыми должностными обязанностями. Ему становится известно, что должность или работа, являющаяся предметом соглашения сторон трудового договора, включена в Перечень.

Поэтому после заключения трудового договора и выхода работника на работу заключение договора о полной материальной ответственности обязательно для работника, поскольку этим обеспечивается надлежащее выполнением им трудовых обязанностей и сохранность имущества работодателя.

Может ли работник отказаться от заключения договора о полной материальной ответственности? Такой отказ расценивается как дисциплинарный проступок, влекущий применение меры дисциплинарного взыскания.

В пункте 36 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» отмечается: если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими последствиями.

Необходимость заключать договор о полной материальной ответственности может возникнуть как при приеме работника на работу и заключении трудового договора, так и в последующем — при переводе работника на другую постоянную работу у того же работодателя, при совмещении профессий, должностей, при замещении временно отсутствующего работника и в других случаях.

При приеме на работу с работником был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Недавно этот работник был переведен на другую должность, также относящуюся к числу должностей, при замещении которых работодатель может заключать с работниками письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Нужно ли перезаключать с работником договор о полной материальной ответственности в таком случае?

Из содержания Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к Постановлению № 85) следует, что подобный договор заключается с работником, замещающим конкретную должность или выполняющим конкретную работу из числа поименованных в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества. Названный Перечень содержится в приложении 1 к Постановлению № 85.

В письменном договоре о полной индивидуальной материальной ответственности должны быть перечислены непосредственные обязанности работника, возлагаемые на него в связи с принятием полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. Вместе с тем в таком договоре должны быть указаны и обязанности работодателя по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, включая его обязанности по созданию работнику условий, необходимых для нормальной работы и обеспечения полной сохранности соответствующего имущества. При этом работодатель должен ознакомить работника с законодательством в части материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, и иными нормативными актами о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом.

В соответствии с п. 5 Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности срок действия соответствующего договора распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом работодателя.

Таким образом, при переводе работника с одной должности, содержащейся в Перечне, на другую должность, также указанную в Перечне, договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником должен быть перезаключен, так как при подобном переводе изменяется трудовая функция работника, а следовательно, круг его обязанностей по обеспечению сохранности вверенного ему имущества и объем такого имущества. То есть заключается новый договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

СОДЕРЖАНИЕ ДОГОВОРА

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности утверждена Постановлением № 85.

В обязанности работника входит:

а) бережно относиться к вверенному ему имуществу работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

Обязанности работодателя включают:

а) создание работнику условий, необходимых для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

б) ознакомление работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в т. ч. локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

в) выполнение контрольных функций — проведение в установленном порядке инвентаризации, ревизии и других проверок сохранности и состояния имущества.

Типовая форма не называет прав работника, предоставляемых ему в связи с заключением данного договора. Права работника выводятся непосредственно из обязанностей, возлагаемых на работодателя.

К правам материально ответственного работника можно отнести:

  • право требовать от работодателя создания необходимых условий, обеспечивающих сохранность имущества;
  • право быть ознакомленным со всеми изменениями в законодательстве о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом.

Мы хотели бы расширить типовую форму договора о полной материальной индивидуальной ответственности и включить в него дополнительные положения, касающиеся прав и обязанностей сторон. Можно ли вносить такие изменения и дополнения в типовую форму?

Постановление № 85 прямо не предусматривает такой возможности. Однако следует отметить, что указанная форма достаточно лаконична и требует, на наш взгляд, более детального разъяснения отдельных ее положений, их дополнения в зависимости от условий работы в организации.?

Например, полагаем, что в договоре следует более подробно прописать обязанность работодателя по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, а именно: какие конкретно меры и действия работодатель должен предпринять в связи с этим.

Поэтому, думается, отдельные положения типовой формы о полной индивидуальной материальной ответственности могут и должны изменяться и дополняться сторонами договора в зависимости от условий работы в организации.

Но, внося соответствующие изменения и дополнения, следует все же помнить о том, что нельзя предусматривать в нем условия, ухудшающие положение работников по сравнению с действующим законодательством, в противном случае они просто не будут применяться.

Договор о полной материальной ответственности возлагает на работника ответственность только за недостачу вверенных ценностей.

Можно ли возложить полную материальную ответственность И не только за недостачу ценностей, но и за их порчу?

Желание работодателя возложить на работника полную материальную ответственность за порчу передаваемого ему товара свидетельствует о возложении на работника ответственности в размере, не предусмотренном ТК РФ, что ухудшает положение работника по сравнению с действующим законодательством.

При порче материальных ценностей, передаваемых работнику в связи с заключением договора о полной материальной ответственности, предел материальной ответственности определяется в соответствии со ст. 241 ТК РФ — за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПРИ ЗАКЛЮЧЕНИИ ДОГОВОРА

В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно, в том числе в следующих случаях.

Словарь кадровика Под недостачей понимается неполное наличие материальных и денежных средств, обнаруженное в результате контроля, ревизии

Случай 1. Смена материально ответственных лиц.

Случай 2. Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

Случай 3. Стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, и др.

После заключения договора о полной материальной ответственности необходимо провести инвентаризацию вверяемого работнику имущества, в ходе которой проверить и документально подтвердить его наличие, состояние и оценку. Нарушение этой обязанности может работодателю «дорого стоить».

ООО «В» обратилось в суд с исковым требованием к М., ранее работавшему в должности начальника производственного участка, о возмещении материального ущерба. Недостача образовалась в связи с тем, что М. не обеспечил сохранность складированных товарно-материальных ценностей. Подтверждая свое требование, работодатель сослался на заключенный с М. договор о полной материальной ответственности, поскольку в соответствии с должностной инструкцией начальника производственного участка, с которой он был ознакомлен, одной из его функций было обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, которые передавались ему в процессе его работы. Недостача материальных ценностей была обнаружена в результате проведенной инвентаризации, что подтверждается составленной инвентаризационной описью. По мнению работодателя, М. не предпринял достаточных мер к сохранности вверенного ему имущества. В результате его бездействия материальные ценности были утеряны.

В судебном заседании было установлено, что работодатель правомерно заключил с М. договор о полной материальной ответственности.

Однако работодателем был нарушен порядок передачи материальных ценностей работнику. При заключении договора о полной материальной ответственности с М. инвентаризация товарно-материальных ценностей, имеющихся в наличии у работодателя, не проводилась. Это не позволяет сделать безусловный вывод о том, какое имущество, какой стоимостью и в каком количестве вверялось материально ответственному лицу М.

Работодателем было нарушено требование ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» об обязательном проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц.

Судом установлено, что инвентаризация товарно-материальных ценностей была произведена по истечении месяца после увольнения М. с работы. Инвентаризация проводилась без участия материально ответственного лица, причина образования недостачи истцом не определена. Работодатель не представил доказательств, подтверждающих вину ответчика в причинении прямого действительного ущерба.

Как видим из приведенного примера, заключения договора о полной материальной ответственности за недостачу вверенных ценностей не всегда бывает достаточно. Необходимо выполнение работодателем обязанности по передаче материальных ценностей работнику после заключения этого договора и проведение инвентаризации при прекращении трудового договора с работником. Невыполнение этих требований влечет необходимость для работодателя доказывать вину работника в образовавшейся недостаче, что представляется крайне сложным, поскольку не определены ценности, передаваемые работнику после заключения договора о полной материальной ответственности, и ценности, передаваемые им при увольнении.

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания), установлены общие правила проведения инвентаризации. К ним, в частности, относятся: создание в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссии; утверждение руководителем персонального состава комиссии (представителей работодателя, работников бухгалтерской службы, других специалистов — инженеров, экономистов, техников и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составленные не менее чем в двух экземплярах.

Обратите внимание! Нарушение правил проведения инвентаризации может быть основанием для освобождения работника от полной материальной ответственности

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Это требование определяет, что работодатель должен проинформировать работника о дате проведения инвентаризации. Составленные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

В Методических указаниях подчеркивается, что по окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения с обязательным участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц и обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

Кстати сказать

Исходя из норм ст. 233 и 238 ТК РФ работник может быть привлечен к материальной ответственности, только если будет установлена совокупность следующих условий:

  • наличие прямого действительного ущерба;
  • противоправность поведения (действия или бездействие) работника;
  • причинная связь между противоправным поведением и наличием ущерба;
  • вина работника в причинении ущерба.

Указанные условия обязательны, и при отсутствии хотя бы одного из них привлекать работника к материальной ответственности нельзя.

Однако нельзя и ограничиваться лишь установлением данных условий. Согласно п. 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» (далее — Постановление № 52) к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении работником ущерба, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, относится также отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника. Их перечень закреплен в ст. 239 ТК РФ. К ним, в частности, относятся:

  • непреодолимая сила;
  • нормальный хозяйственный риск;
  • крайняя необходимость;
  • необходимая оборона;
  • неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, в частности приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации, инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей и др.

Несоблюдение установленных требований влечет для работодателя негативные последствия.

Если результаты инвентаризации будут признаны недействительными, это может стать основанием для освобождения работника от полной материальной ответственности, несмотря на заключенный с ним договор о полной материальной ответственности за недостачу вверенных ценностей.

ПОРЯДОК ВЗЫСКАНИЯ С ВИНОВНОГО РАБОТНИКА СУММЫ ПРИЧИНЕННОГО УЩЕРБА

ТК РФ предусматривает определенный порядок действий работодателя при взыскании причиненного ему материального ущерба. Сама по себе недостача каких-либо товарно-материальных ценностей у работника не является основанием привлечения его к материальной ответственности. Поэтому до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан предпринять следующие действия.

1. Провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов (ч. 1 ст. 247 ТК РФ).

2. Определить размер ущерба исходя из фактических потерь по рыночным ценам на день возникновения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени износа этого имущества) (ст. 246 ТК РФ).

3. Истребовать у работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. Это позволит выявить отношение работника к факту причинения ущерба и его причинам. Отказ работника или его уклонение от предоставления такого объяснения не исключает возможности привлечь его к материальной ответственности. Однако сам факт отказа или уклонения от предоставления объяснения следует зафиксировать в соответствующем акте с указанием присутствующих при этом свидетелей и с их подписями (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).

В соответствии с нормами ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба может производиться:

  • в добровольном порядке;
  • по распоряжению работодателя;
  • в судебном порядке. Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба в полном размере, превышающем его средний месячный заработок, при отказе работника добровольно его возместить осуществляется только судом.

Предусмотрен ли специальный срок для обращения работодателя в суд с требованием о возмещении материального ущерба, причиненного работником имуществу работодателя, при отказе последнего возместить ущерб добровольно?

Да, в соответствии с ч. 2 ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При этом в соответствии с ч. 3 указанной выше статьи при пропуске по уважительным причинам данного срока он может быть восстановлен судом.

В соответствии с п. 3 Постановления № 52 к уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствовавшие подаче искового заявления.

Предъявление работодателем искового требования в суд влечет рассмотрение в судебном заседании всех доказательств, представленных работодателем, подтверждающих размер причиненного ущерба, вину работника, противоправность его поведения (действий или бездействия), причинную связь между его поведением и причиненным ущербом.

Журнал: Справочник кадровика, По состоянию на: 07.09.2012, Год: 2012, Номер: №10
Автор: Гаврилина Алла Константиновна

Материальная ответственность работника: Вы спрашиваете – мы отвечаем

В последнее время возникает большое количество трудовых споров, связанных с требованиями работодателя о возмещении работником причиненного предприятию ущерба, в частности, связанного с недостачей, порчей или хищением материальных ценностей.

На вопросы наших читателей о порядке привлечения работника к материальной ответственности ответила Марина Николаевна Микушина, ведущий специалист региона по трудовому законодательству.

Этой же теме посвящена новая книга М.Н. Микушиной «Материальная ответственность сторон трудового договора», которая вышла в свет 1 декабря.

  • В каких случаях работника нельзя привлечь к материальной ответственности? Ответ
  • Имеет ли право работодатель отказаться от взыскания ущерба с работника? Ответ
  • Существуют ли пределы материальной ответственности работника? Ответ
  • В каких случаях работник обязан возместить причиненный им ущерб в полном размере? Ответ
  • К какой ответственности (полной или ограниченной) можно привлекать работника, если с ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, но его работа или должность не входит ни в первый, ни во второй раздел Перечня? Можно ли привлекать к полной материальной ответственности работника, должность или работа которого входит в Перечень, но с ним не заключен соответствующий договор? Ответ
  • В каких случаях предусмотрена коллективная (бригадная) материальная ответственность? Ответ
  • В течение какого срока необходимо хранить договоры о материальной ответственности? Ответ
  • В каком порядке определяется размер причиненного работником ущерба? Ответ
  • Каков порядок взыскания ущерба c работника? Ответ

В каких случаях работника нельзя привлечь к материальной ответственности?

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие:

нормального хозяйственного риска,

неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

Имеет ли право работодатель отказаться от взыскания ущерба с работника?

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Подобная норма есть и в Гражданском кодексе РФ. Она содержится в ст. 415 ГК РФ «Прощение долга».

Однако этим правом в полной мере могут воспользоваться лишь те работодатели (юридические и физические лица), которые наделены правом частной собственности на имущество (например, общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, индивидуальные предприниматели).

Те же работодатели-организации, которые имеют на свом балансе имущество на праве хозяйственного ведения или на праве оперативного управления (государственные или муниципальные унитарные предприятия, учреждения), могут быть ограничены в праве на отказ от взыскания с работника ущерба, причиненного имуществу собственника. Эти случаи могут конкретизироваться в федеральных законах, иных нормативных правовых актах РФ, законах и иных нормативных правовых актах субъектов РФ, нормативных правовых актах органов местного самоуправления, учредительных документах организации (в частности, в уставах).

Существуют ли пределы материальной ответственности работника?

Иными словами, если в ТК РФ или в ином федеральном законе не предусмотрена полная материальная ответственность за причинение вреда в каком-либо конкретном случае, применяется общее правило об ограниченной материальной ответственности пределами среднего месячного заработка работника (ст. 241 ТК РФ).

В каких случаях работник обязан возместить причиненный им ущерб в полном размере?

В соответствии со ст. 243 ТК РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника только в следующих случаях :

1. Когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей.

2. Недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками при наличии двух условий:

1) работник достиг возраста 18 лет;

2) он непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 31.12.2002 г. № 85.

Перечень должностей расширительному толкованию не подлежит, т.е. например, нельзя заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности с уборщиком производственных и служебных помещений, сторожем, бухгалтером склада и работниками других должностей, не входящих в указанный Перечень. При совмещении профессий (должностей) договор может быть заключен, если одна из должностей предусмотрена Перечнем (например, договор может быть заключен с водителем автомобиля, совмещающим должность экспедитора по перевозке грузов).

Указанным выше Постановлением утвержден и типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Его можно использовать при составлении договора о полной индивидуальной ответственности у конкретного работодателя.

3. Недостача ценностей, полученных работником по разовому документу.

Выдача работнику разовой доверенности на получение ценностей, получение им ценностей по другим разовым документам не должны быть систематическими и могут производиться в исключительных случаях (когда невозможно поручить обслуживание товарно-материальных ценностей работникам, несущим полную материальную ответственность) и лишь с согласия работника. До возложения на работника обязанности получить имущество по разовым документам, работодатель должен ознакомить его с правилами приемки, транспортировки и хранения ценностей, а также создать ему необходимые условия для выполнения полученного задания (например, предоставить транспорт, пригодный для перевозки полученных работником ценностей, и своевременно принять от него доставленное имущество).

Выдача доверенностей лицам, не работающим у работодателя, равно как и подписание доверенностей неуполномоченными лицами (например, бухгалтером организации, которая подписывается за руководителя и главного бухгалтера «со штрихом» перед надписью «руководитель» и «главный бухгалтер») не допускаются.

4. Умышленное причинение ущерба.

Материальная ответственность по этому основанию на практике применяется редко, поскольку доказать умысел работника при причинении ущерба крайне трудно.

5. Причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.

Нахождение в состоянии опьянения трактуется как в уголовном, так и в административном законодательстве как обстоятельство, отягчающее ответственность.

Следует помнить, что состояние опьянения работника должно быть доказано работодателем.

6. Причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда.

Для привлечения работника к полной материальной ответственности по указанному основанию необходимо наличие приговора суда о признании его виновным (например, в хищении денежных средств или иного имущества работодателя), вступившего в законную силу, либо приговора суда, содержащего обвинительный характер, но освобождающего работника от уголовной ответственности по акту амнистии.

7. Причинение ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом.

Административным проступком признается противоправное виновное действие (бездействие), за которое КоАП РФ или законы субъектов Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривают административную ответственность.

Если таковой установлен органами, уполномоченными рассматривать дела об административных правонарушениях, и в результате этого проступка работодателю причинен ущерб, т.е. было вынесено постановление о назначении административного наказания, то такой ущерб может быть взыскан в полном объеме.

8. Разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами.

9. Причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Такие случаи в практике — не редкость. Типичный пример — использование имущества работодателя (станка, автомобиля, телефона, компьютера, факса, иной оргтехники и т.п.) в личных целях. Такой ущерб может быть причинен как в рабочее, так и в свободное от работы время.

Ущерб может выражаться в использовании бензина, электричества, в денежных средствах, уплаченных работодателем за работу в Интернете, за междугородние переговоры, за использование факса и т.п.

Кроме перечисленных выше случаев, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. Если такое условие трудовым договором не предусмотрено, указанные лица в случае причинения ущерба при отсутствии иных оснований, дающих право на привлечение этих лиц к полной материальной ответственности, «могут нести ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка» — см. п. 10 Постановления Пленума о материальной ответственности.

К какой ответственности (полной или ограниченной) можно привлекать работника, если с ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, но его работа или должность не входит ни в первый, ни во второй раздел Перечня? Можно ли привлекать к полной материальной ответственности работника, должность или работа которого входит в Перечень, но с ним не заключен соответствующий договор?

Нет — во всех вышеперечисленных ситуациях работника нельзя привлекать к полной материальной ответственности за недостачу «ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора», установленной п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ. Договоры о полной материальной ответственности, заключенные в случаях, не предусмотренных законом, не имеют юридической силы. Невозможность привлечения работника к полной материальной ответственности по п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ не исключает право работодателя требовать от этого работника полного возмещения причиненного ущерба по иным основаниям.

В каких случаях предусмотрена коллективная (бригадная) материальная ответственность?

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу.

Типовой договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности предусматривает, что решение работодателя об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности оформляется приказом (распоряжением) работодателя и объявляется коллективу (бригаде). Комплектование вновь создаваемого коллектива (бригады) осуществляется на основе принципа добровольности. При включении в состав коллектива (бригады) новых работников принимается во внимание мнение коллектива (бригады). Руководство коллективом (бригадой) возлагается на руководителя коллектива (бригадира), назначаемого приказом (распоряжением) работодателя. При временном отсутствии руководителя коллектива (бригадира) его обязанности возлагаются работодателем на одного из членов коллектива (бригады). При смене руководителя коллектива (бригадира) или при выбытии из коллектива (бригады) более 50% от его первоначального состава договор должен быть перезаключен. При выбытии из состава коллектива (бригады) отдельных работников или приеме в коллектив (бригаду) новых работников договор не перезаключается.

Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

В суде работодатель должен доказать, что им соблюдены предусмотренные законом правила установления коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В течение какого срока необходимо хранить договоры о материальной ответственности?

В соответствии со ст. 457 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерством культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. № 558 (вступившим в силу с 30.09.2011 г.), срок хранения договоров о материальной ответственности составляет 5 лет после увольнения материально ответственного лица.

В каком порядке определяется размер причиненного работником ущерба?

В соответствии со ст. 246 ТК РФ, размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

В тех случаях, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения.

При определении размера ущерба, подлежащего взысканию с виновного работника, при недостаче или порче материальных ценностей необходимо учитывать нормы естественной убыли — допустимую величину безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи товарно-материальных ценностей. Применение норм естественной убыли возможно только в том случае, если они утверждены нормативными актами соответствующих министерств и ведомств.

Если нормы естественной убыли на законодательном уровне отсутствуют, вся недостача считается сверхнормативной и подлежит отнесению на виновных лиц в полном размере.

В соответствии со ст. 247 ТК РФ, до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. В состав комиссии обязательно должен входить работник, который, возможно, будет привлечен к материальной ответственности.

От работника необходимо обязательно затребовать объяснение в письменной форме — для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Факт недостачи имущества должен подтверждаться актом инвентаризации, порча или брак продукции — дефектной ведомостью, недостача или порча груза на железнодорожном транспорте — коммерческим актом, недостача или порча груза при доставке груза автомобильным транспортом — коммерческими актами (см. ст. 38 Федерального закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).

Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в установленном порядке.

Каков порядок взыскания ущерба c работника?

В соответствии со ст. 248 ТК РФ, возможен как внесудебный, так и судебный порядок возмещения причиненного ущерба.

Внесудебный порядок

Если сумма причиненного ущерба не превышает средний месячный заработок работника, взыскание производится по распоряжению (приказу) работодателя (например, в случае, если сумма среднего месячного заработка составляет 5500 руб., а сумма ущерба — 4300 руб.).

Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Днем обнаружения ущерба считается день, когда работодателю стало известно о наличии ущерба (при проведении инвентаризации — день подписания соответствующего акта, сличительной ведомости). Примерный текст распоряжения (приказа) публикуется в ПРИЛОЖЕНИИ № 5 в книге).

Распоряжение передается в бухгалтерию для удержания суммы причиненного ущерба из заработной платы работника, причинившего вред. Согласно ст. 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Размер удержаний из заработной платы исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (часть 2 ст. 99 Закона об исполнительном производстве).

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (примерный текст обязательства — см. ПРИЛОЖЕНИЕ № 6 в книге).

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд. Согласно ст. 392 ТК РФ, работник имеет право обратиться в суд в течение 3-х месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (например, с момента ознакомления с текстом распоряжения или получения заработной платы в меньшем размере). При пропуске по уважительным причинам указанного срока, он может быть восстановлен судом.

В соответствии со ст. 24 ГПК РФ, исковое заявление подается в федеральный суд по месту нахождения ответчика (работодателя).

Судебный порядок

Работодатель имеет право обратиться в суд с иском о возмещении причиненного ущерба в следующих случаях:

— если месячный срок для издания распоряжения (приказа) истек;

— сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, и работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб (например, средний месячный заработок работника составляет 6200 руб., а сумма причиненного ущерба — 8000 руб.);

— при увольнении работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб (примерный текст искового заявления — см. ПРИЛОЖЕНИЕ № 7 в книге).

В соответствии со ст. 392 ТК РФ, работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником вреда, причиненного организации, в течение 1 года со дня обнаружения причиненного вреда.

В случае удовлетворения судом исковых требований работодателя, ему выдается исполнительный лист. В соответствии со ст. 138 ТК РФ, частью 2 ст. 99 Закона об исполнительном производстве, при исполнении исполнительного документа (нескольких исполнительных документов) с должника-гражданина может быть удержано не более 50% заработной платы и иных доходов. Удержания производятся до исполнения в полном объеме содержащихся в исполнительном документе требований.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.